E-mail é algo tão presente atualmente que desconhecer algumas funções do seu programa de correio eletrônico pode significar dores de cabeça, como perda de mensagens, destinatários errados ou toneladas de e-mails desorganizados. Além de organizar seu correio, o Outlook também quebra um galho de secretária e ajuda você a lembrar de compromissos, marcar reuniões, formatar lembretes e outras funções. Confira as dicas do WNews.

Marcar mensagens
Uma ferramenta que ajuda muito na organização de mensagens no Outlook são as bandeirinhas de diferentes cores. Cada e-mail tem seis opções. Mensagens corporativas podem ser vermelhas, enquanto as pessoais são amarelas, por exemplo. A marcação é fácil: clique com o botão direito sobre a bandeira transparente, logo ao lado do título da mensagem, e escolha sua cor. Na pasta “Para Acompanhamento”, o usuário encontra todos os e-mails separados em categorias com suas cores específicas. Quando não precisar mais do recurso, clique com o botão direito de novo e escolha "Limpar sinalizador".

Exportar mensagens
Um dos problemas mais comuns do Outlook é a migração de mensagens para outro PC. Imagine se sua máquina pifa. Todas as mensagens serão perdidas? Nada disso. O Outlook reúne toda a sua caixa postal num documento chamado PST. Para criá-lo, vá em "Importar e Exportar" no menu Arquivo. Na nova janela, escolha "Exportar um arquivo" e clique em "Arquivo de pasta particular" em seguida. Configure onde o documento será gravado e dê OK. Para ler o PST em um Outlook, clique em "Importar de outro programa ou arquivo" em "Importar e Exportar".

Calendário compartilhado
Numa rede corporativa, a função “Calendário do Outlook” permite que você acesse e formate um arquivo com diferentes pessoas. Após entrar na ferramenta, clique na opção "Abrir um calendário compartilhado" logo abaixo do menu superior esquerdo. Procure o contato com quem você quer manter uma agenda integrada e clique em OK.

Filtre o lixo eletrônico
Ao invés de perder preciosos minutos limpando sua caixa com toneladas de lixo, o Outlook oferece uma ferramenta básica contra mensagens indesejadas. O “Lixo Eletrônico” conta com quatro diferentes níveis, da ausência de filtro ao recebimento apenas de correios listados. No menu Ferramentas, clique em "Opções" e no botão "Lixo Eletrônico". Na nova janela, o usuário poderá definir o nível de proteção e os endereços que serão bloqueados automaticamente e quais serão sempre autorizados.

Download automático de imagens
Por uma questão de segurança, o Outlook não baixa automaticamente imagens que chegam no corpo dos e-mails. Para vê-las, o usuário precisar clicar sobre as figuras. Para desabilitar a funcionalidade, vá a "Opções" do Outlook e clique na aba "Segurança". No tópico "Download de Imagens", clique em "Alterar Configurações de Download Automático" e depois em "Não baixar imagens ou outro tipo..." .

Integração com Messenger
A integração do Outlook com o Messenger, ainda que restrita a e-mails cadastrados no comunicador, pode facilitar sua vida em alguns casos. Para habilitar o recurso, entre nas "Opções" do Outlook e, na aba “Outras”, marque a opção "Exibir o status do Messenger no campo De". Toda mensagem agora terá um bonequinho do comunicador ao lado do remetente. Se ele tiver uma conta no MSN ativa, o usuário pode mandar mensagens por aí mesmo.

Agendar compromissos
Quer ser lembrado de tudo o que você precisa fazer e quando? O Outlook tem uma agenda eletrônica que avisa seus compromissos. Para tanto, vá em “Calendário”, na coluna esquerda e selecione a melhor visualização (para tarefas longas, a melhor é a mensal). Estipule sua duração pelos dias do mês e escreva o que precisará ser feito. Para não haver conflito entre lembretes no mesmo dia, escolha diferentes cores para cada um deles. O Outlook sempre lhe avisará quais são os compromissos nas horas determinadas por você.

Mandar compromissos para pessoas
A suíte Outlook também quebra outros galhos corporativos, além do gerenciamento de mensagens. Se você faz parte do RH ou pretende chamar seus superiores para uma conversa, agende uma reunião com todos. Clique na seta ao lado do botão “Novo” e escolha "Solicitação de reunião" - acessível pelo atalho Crtl+Shift+Q. Preencha os destinatários, estipule o horário pretendido e escreva sua mensagem nos campos indicados. Para quem usa Outlook, a mensagem pedirá uma confirmação de presença e se integrará ao calendário do programa. Quinze minutos antes, todos os destinatários serão lembrados por um aviso que popará em uma janela.

Prioridade das mensagens
Certas mensagens merecem mais cuidados que outras, certo? O Outlook sabe disso e oferece um sistema de prioridade para e-mails. Na hora do envio, o usuário pode escolher, na barra de ícones sobre o campo de destinatário, quão importante é sua mensagem. O ponto de exclamação vermelho dá prioridade alta, enquanto a seta azul define a mensagem como de baixa prioridade. O sistema indica ao destinatário qual e-mail deve ser lido primeiro, de acordo a importância da mensagem.

Contatos detalhados
A função “Contatos” organiza a bagunça que qualquer um facilmente cria com números e nomes alheios. A exibição como “Cartões de Visita”, porém, deixa a desejar por esconder alguns detalhes que poderiam ser úteis, como nome completo. Para mudar o padrão, vá na barra superior da esquerda e escolha a exibição por “Cartões de Visita Detalhados”. Para formatar os campos que aparecerão nos contatos expandidos, clique sobre "Personalizar Modos de Exibição Atual" e em "Campos".

Agendar suas tarefas
Para deixar tudo arrumadinho e não se esquecer de nada a ser feito durante o dia, acesse a função “Tarefas” e use o grande caderno virtual para anotar compromissos. Ao cadastrar tarefas, o usuário pode estipular uma data de término. Se o dia passar e a anotação não estiver marcada como "Concluída", o Outlook avisa com uma janelinha. Depois de matar a questão, clique sobre o campo de escolha ao lado da pequena prancheta para riscá-lo da lista.

Post-its do Outlook
Está difícil de lembrar dos compromissos, mesmo com as janelinhas piscando no seu desktop? A opção “Anotações” transforma o Outlook em um bloco de post-it e permite que os usuários "colem" lembretes por sua área de trabalho como os recadinhos coloridos. Clique sobre “Anotações” no menu esquerdo e, com o botão direito sobre o campo “Anotações”, escolha "Nova anotação". Recado feito, o usuário pode espalhá-lo por entre as janelas do Windows ou apenas deixá-lo organizado e categorizado dentro da sessão.

Criptografia de mensagens
O Outlook permite que você criptografe suas mensagens para evitar interceptações no meio do caminho. Para aplicar a tarefa para todos os e-mails, vá em "Opções" em “Ferramentas” e, na aba "Segurança", escolha "Criptografar conteúdo e anexos de mensagens de saída". Nesta mesma aba, o usuário encontra opções, como o botão "Importar/Exportar" na categoria "Identificações digitais", para formatar um certificado digital referente ao seu e-mail.

Novas pastas de pesquisa
Localizadas no fim da lista de “Pastas Particulares”, as “Pastas de Pesquisa” organizam suas mensagens de diferentes maneiras. Para não ficar preso aos três modos presentes (Grande, Não Lidos e Para Acompanhamento), clique com o botão direito sobre o ícone “Pastas de Pesquisa” e escolha "Nova Pasta de Pesquisa". Na nova janela, defina entre as 14 opções a melhor triagem para você - e-mails com anexos e com palavras específicas são boas opções.

Fazendo listas de distribuições
Se você precisa mandar e-mails constantemente para um mesmo grupo de pessoas, é mais prático criar uma nova “Lista de Distribuição”. Nela, você coloca todos os endereços a que pretende enviar a mesma mensagem e, ao invés de listar contatos, escreve só o nome do grupo. Na seta ao lado do botão “Novo”, clique em “Lista de Distribuição” (se preferir, acesse pelo atalho Crtl+Shift+T). Na nova janela, dê nome à lista e comece a adicionar os e-mails - não há nada mais simples do que escrever nomes e e-mails das pessoas.

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