Julio Preuss - 28/06/2006 - 17:30

Navegar na Internet e escrever textos quase todo o mundo já sabe, mas e quanto às planilhas, como o Excel, Calc e outras menos cotadas? Para muitos, não passam de grandes tabelas sem muita utilidade (Figura 1), mas é só entender um pouquinho sobre elas que as planilhas podem se tornar suas melhores amigas. Basta dizer que foram elas as grandes responsáveis pela popularização dos PCs e do Windows – lá no final dos anos 1980, início dos 1990, muitos compravam computador só para isso! 

Que tal começarmos a brincar com o Excel, a planilha mais usada do mundo, e aprendermos a usá-lo para controlar um simples orçamento doméstico? E nem vamos precisar montar a planilha do zero: em http://office.microsoft.com/pt-br/templates, a Microsoft oferece dezenas de modelos para o Excel – do nosso orçamento doméstico (Figura 2) a uma tabela com os jogos da Copa e sistema de administração de “bolão”. O único porém é que o site funciona mal no Firefox e é impossível baixar os modelos.

Aberto o modelo (Figura 3), tratemos de entender por que o Excel é mais que uma simples tabela. Repare que algumas células – o nome que recebe cada retângulo da planilha – já estão preenchidas. Experimente trocar o valor do aluguel, inicialmente em R$ 1 mil, e preste atenção no subtotal de moradia, no total de custos e no saldo. Viu como o programa calcula tudo automaticamente? Isso é uma planilha.

Fórmulas não tão secretas

Sabe como ela faz isso? Por meio de fórmulas, que podem ser digitadas numa célula qualquer do mesmo jeito que fizemos para alterar o valor do aluguel. Clique na célula B18 (as células recebem o nome da coluna e linha onde estão, como num jogo de Batalha Naval), onde está o subtotal de moradia, e dê uma olhada na linha branca do alto da tela, logo abaixo da barra de ferramentas (Figura 4).

Ao lado do símbolo ƒx, que indica uma função, vemos a fórmula =SOMA(B8:B17). Já entendeu, né? Ela manda somar o conteúdo das células de B8 a B17, justamente os nossos gastos com moradia. O resultado aparece na própria célula B18. E você nem precisaria digitar a fórmula. Procure na barra de ferramentas o símbolo de somatória (Σ)... bastaria clicar na célula onde se quer o resultado, no botão de somatória e selecionar as células a serem somadas. No modelo, tudo isso já está pronto.

Quer ver uma mais complicada? Clique na célula B4, o total dos custos (Figura 5). A fórmula aqui é algo como =SOMA(B18;B27;B33;B38...). Ela manda somar as células individuais correspondentes a todos o subtotais. Como estão separadas por ponto e vírgula (;), e não dois pontos (:), o Excel entende que são só as células listadas, e não o intervalo de uma até a outra, como no exemplo anterior. Simples, né?

Bom, simples mesmo são as fórmulas que não envolvem funções, como a que está na célula G13, do saldo projetado (Figura 6). Clique lá e olhe a barra de fórmula: =G6-B4. Precisa dizer mais? Desse jeito é possível fazer qualquer conta: é só digitar o sinal de igual (=), que indica uma fórmula, e uma operação matemática. Experimente: =2+2, =10-5, =3*5, =8/2... quase como numa calculadora. Ah, e ainda tem a exponenciação: =5^3 retorna 125, ou cinco ao cubo.

Claro que fazer fórmulas que buscam valores de outras células, como a =G6-B4, e são atualizadas automaticamente, é bem mais útil. Como é usar as funções embutidas no Excel, a exemplo da =SOMA() – são dezenas delas, cada uma mais complexa que a outra. Quer calcular a média de um grupo de números? É igual à soma: =MÉDIA(A1:A10), por exemplo. Mas o melhor caminho é clicar no botão ƒx e lançar mão do assistente de funções para inserir uma fórmula na célula selecionada.

Múltiplas planilhas por pasta e autopreenchimento

Se você prestou atenção naquela primeira tela em branco, deve ter percebido que os arquivos de Excel são chamados de pastas, e não de planilhas. Por quê? Porque cada arquivo pode conter um monte de planilhas separadas. Repare no rodapé da tela uma aba chamada Orçamento mensal pessoal. Na pasta vazia, ali estavam três abas: Plan1, Plan2 e Plan3, referentes a três planilhas em branco.

Se queremos que esse orçamento nos sirva por mais de um mês, precisaremos de uma cópia dela para cada período. E vamos começar renomeando esta única planilha para “Janeiro”. Basta clicar duas vezes na aba e substituir o nome (Figura 7). Para copiar a planilha inteira, clique com o botão direito sobre a aba e escolha “Mover ou Copiar”. Marque a opção “Criar uma cópia” e pronto, teremos duas planilhas “Janeiro” idênticas. Agora é só renomear a segunda delas para “Fevereiro”.

De posse das duas planilhas (Figura 8), que tal aprender a transferir dados de uma para a outra? Se você quiser buscar o valor do aluguel de fevereiro da planilha de janeiro, por exemplo (para que ele seja atualizado quando o valor original mudar), clique na célula C8 da planilha “Fevereiro”, digite o bom e velho sinal de igual (=), clique na aba da planilha de fevereiro, na célula de onde se quer copiar o valor (a própria C8, neste caso) e aperte enter. Viu?

Se você prestar atenção na linha de fórmula da célula C8 de Fevereiro, verá que o programa inseriu lá a fórmula =Janeiro!C8. Da próxima vez, se não quiser clicar na outra planilha, é só digitar essa mesma expressão. Se você reproduzir a planilha para o ano inteiro e quiser fazer um resumo geral no final, pode somar os gastos de aluguel com a fórmula =Janeiro!C8+Fevereiro!C8+Março!C8 e assim por diante...

Fizemos isso para o primeiro trimestre, para simplificar, e vamos somar os valores de janeiro a março numa quarta planilha (Figura 9). Poderíamos também calcular a média, com =MÉDIA(Janeiro!C8;Fevereiro!C8;Março!C8) ou simplesmente dividindo aquela soma por três com =(Janeiro!C8+Fevereiro!C8+Março!C8)/3, tomando o cuidado de colocar a soma entre parênteses.

Precisa fazer isso para cada célula? Não, o Excel é bem mais inteligente do que parece. É só usar o recurso de autocompletar. Clique na célula onde já fizemos a fórmula (C8) e coloque o mouse sobre o quadradinho preto no canto inferior direito da borda da célula, Se estiver no lugar certo, o cursor do mouse se transformará numa cruz preta mais fina. Mantenha o botão pressionado e arraste para baixo até a célula C17 (Figura 10).

Solte o mouse e veja que maravilha: o Excel preencheu as fórmulas que faltava, alterando as referências apropriadamente. Isso pode ser usado com fórmulas, nomes de meses, dias da semana e números, sendo que nestes últimos é preciso preencher as duas primeiras células, para indicar qual deve ser a variação de uma para outra (1, 2, 3, 5... ou 10, 20 , 30, 40..., por exemplo). Se quiser criar uma lista personalizada, é só clicar no menu Ferramentas, Opções, Listas Personalizadas (Figura 11).

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